سیستم سازی کسب و کار چیست؟

سیستم سازی یکی از مهمترین موارد در هر کسب و کاری می باشد و به عبارت دیگر ، عمر یک تجارت به ساختار سیستم آن بستگی دارد. هر فردی از دوران کودکی شروع به راه اندازی سیستم کرده می کند، حتی اگر مفهوم دقیق تفکر سیستمی را نداند. اگرچه این مسأله به خودی خود چیز جدیدی نیست ، اما شاید در مورد آن چیز زیادی نشنیده باشید.

سیستم ها و فرآیندها عناصر اساسی سازنده هر شرکت هستند. هر بخشی از کسب و کار شما، از انبارها گرفته تا دفاتر اجرایی، بخشی از سیستمی است که با استفاده از اصول صحیح قابل مدیریت و توسعه است.

روش سیستمی به معنای نظم، هماهنگی، راهنمایی و یکپارچه سازی است. به مجموعه اصول و روش هایی که روند انجام فعالیت ها و وظایف در یک شرکت را تعریف می کند ، سیستم سازی کسب و کار نامیده می شود.

قبل از بررسی مفهوم روش سیستمی، باید دو دسته از فعالیت های روزمره شما تعریف شود. مأموریت های روزانه شما به دو دسته فعالیت های استراتژیک و تاکتیکی تقسیم می شوند. کار استراتژیک به فعالیت هایی گفته می شود که شما یک نتایج را برای آن ها تعریف می کنید.، از این رو کاری که شما برای بدست آوردن این نتایج انجام می دهید کار تاکتیکی نامیده می شود.

صاحبان کسب و کار احساس می کنند که تمام وقتشان برای انجام امور تجاری به هدر رفته است و نمی توانند کارهای روزمره را برای راه اندازی سیستم کسب و کار متوقف کنند.

 

مفهوم سیستم سازی کسب و کار

راه اندازی سیستم کسب و کار به معنای انجام ندادن کارهای تاکتیکی به صورت روزانه و صرف زمان استراتژیک لازم برای بالا بردن و آزاد شدن پتانسیل کسب و کارتان شما است. ایجاد یک کسب و کار موفق به زمان ، انرژی ، تفکر و سایر موارد نیاز دارد.

در واقع ، شما باید زمان ایجاد کنید، نه اینکه به دنبال زمان نباشید. به عبارتی ایجاد تغییرات بزرگ در کسب و کار هیچ موقع کار آسانی نبوده و نیست و شما باید به اندازه کافی سخت کار کنید تا نتایج مورد نظر خود را بدست آورید.

به عبارت ساده، هر کسب و کاری دارای بعضی چارچوب ها، سیاست ها و شیوه های تجاری است که در آن تمام فرایندهای اصلی به صورت منظم و یکپارچه انجام می شوند.

این سیاست ها از کارهای ساده مانند چگونگی پاسخ به پروتکل های تلفنی و اداری، تا فرآیندهای پیچیده تر مانند نحوه پاسخگویی و تأمین نیازهای مشتری و ایجاد رضایت در آن ها را شامل می شود. سیستم سازی تمامی این چارچوب ها را در کسب و کارها ایجاد می نماید.

توسعه و اجرای استراتژی و برنامه ریزی استراتژیک در کل سازمان، بخشی از سیستم هر کسب و کاری است. تصمیمات کلیدی منجر به نظارت دقیق، هوشمندانه و افزایش درآمد شرکت خواهد شد.

به طور کلی می توان گفت که یک سیستم کسب و کار به دنبال ایجاد آینده تجاری بهتر برای سازمان شما خواهد بود. این به شما کمک می کند تا انتظارات مشتریان خود را برآورده کرده و موقعیت برند خود را تقویت کنید. به یاد داشته باشید این نکات ساده کلید رشد هر کسب و کار سالمی است.

ضرورت سیستم سازی کسب و کار

کارآفرینانی که درباره موضوع یک کسب و کار خاص آگاهی دارند و آن هایی که بر فنون مختلف انجام یک کسب و کار  مهارت دارند، تفاوت ویژه ای وجود دارد. کارآفرینانی که خود یک کسب و کار را شروع می کنند همیشه از احتمال شکست خوردن بالایی برخوردارند.

در واقع، هر کارآفرینی که یک کسب و کار راه اندازی می کند، درست است که در مورد آن آن آگاهی دارد، اما فقط تعدادی از آن ها دانش و تکنیک های مربوط به کسب و کار را آموخته اند. قابل ذکر است این تکنیک ها از الزامات  سیستم سازی کسب و کار است.

• پاسخگویی به انتظارات مشتری

اگر از یک رویکرد سیستماتیک استفاده کنید، سازمان شما قادر خواهد بود تمام احتمالات مربوط به خواسته ها و نیازهای مشتریان را تجزیه و تحلیل کرده و آنها را با اهداف سازمان سازگار می کند. سیستم هر کسب و کاری عامل اصلی موفقیت برند آن کسب و کار محسوب می شود و در نهایت به تعامل بهتر با مشتریان، کارمندان و مدیران منجر خواهد شد.

• نتایج یکپارچه در سیستم سازی کسب و کار

به یاد داشته باشید که سیستم کسب و کار برای ارائه نتایج مؤثر، کارآمد و قابل تکرار طراحی شده است. دیگر مهم نیست که ما امنیت شغل یا کیفیت اجرای آن را در نظر بگیریم.

• تعامل کارمندان

هدف از سیستم سازی یک کسب و کار، راه اندازی یک سیستم آموزش و ایجاد فرصت برای همه کارمندان  می باشد تا کارهای خود را بهینه و مؤثر انجام دهند. صاحبان کسب و کار به دنبال تقویت ایده ها و خلاقیت کارمندان هستند و می توان کمک های فردی را در روند تفکر سیستمی افزایش داد.

• کاهش هزینه ها و افزایش سودآوری

زمان و سبک اجرای سیستم سازی کسب و کار برای کاهش هزینه ها تقریباً قطعی است. هدف سیستم های تجاری کاهش هزینه ها بدون استفاده از میانبرها  می باشد و اغلب منجر به کاهش سودآوری و افزایش درآمد می شود.

• مدیریت دانش

این موضوع یکی از مهمترین قسمت های هر کسب و کاری است که ممکن است با جابجایی یک یا چند نفر از کارمندان در یک سازمان، کارها دچار اختلال شوند. با عزیمت یک یا چند نفر مسئول شرکت قطع شود. سیستم سازی یک کسب و کار نوعی استقلال هویتی برای آن ایجاد می کند تا بتواند بدون هیچ مشکلی، کارهای شرکت با افراد مختلف به خوبی پیش برود.

همه این نکات تنها بخشی از نیازها و مزایای راه اندازی روش سیستمی کسب و کار است. فراتر از همه این نکات، سیستم سازی به شما فرصت کافی برای توسعه خلاقیت خود می دهد زیرا از انجام کارهای روزمره تکراری خلاص می شوید و آن ها را در یک سیستم مدیریت شده و عملکردی انجام می شوند.

 

اصول سیستم سازی در کسب و کار چیست؟

هوشمندانه ترین کار این است که مالکان کسب و کار همه کارها را خود به تنهایی انجام ندهند! وقتی در یک کسب و کار همیشه کارهای زیادی وجود دارد و هرگز تمام نمی شود، مالکان کسب و کار باید انجام این کار را به دیگران بسپارند و هیچ دخالتی در انجام آن ها نداشته باشند.

در واقع راه رشد و توسعه یک کسب و کار این است روی توانایی های خودمان تمرکز نکنیم و کارها را به صورت گروهی انجام دهیم.

• سیستم باید هدف داشته باشد

سیستم باید  اهداف هیجان انگیز، مکتوب و هوشمندانه داشته باشد! همچنین باید در مورد مدت زمان و منابع رسیدن به این اهداف را آگاهی داشته باشیم. قبل از شروع سیستم سازی، باید اهداف و برنامه های کسب و کار خود را مشخص و اولویت بندی کنید، این شامل هر یک از فرآیندهای موجود در کار شما است.

همه فرآیندها باید یک هدف خاصی داشته باشند و تفکر سیستمی مطابق با هدف و برنامه پیش برود. برای موفقیت در روش سیستمی، یک سند چشم انداز تهیه کنید و بزرگترین مزیت نوشتن چشم انداز این است که شما باید از تخیل خود برای تجسم آینده استفاده کنید!

• تفکر سیستمی داشته باشید.

هر تغییری که در اجزای سیستم ایجاد کنید یا هر رفتاری از سوی هر یک از آن ها، باید به گونه ای باشد که با اهداف نهایی سیستم مطابقت داشته باشد. به عبارت دیگر، تمام اجزای فرایند باید با هماهنگی یکدیگر و در جهت اهداف کلی کار کنند.

عملکرد اجزای سیستم باید ترکیب شود تا به نتیجه خاصی برسد. ممکن است تأمین نیرو در یک جز سیستم فریبنده باشد، اما در عمل نمی تواند به نتیجه مطلوب برسد زیرا عملکرد ثابت را پایین می آورد و در واقع سیستم سازی رخ نداده است.

• برای پیش برد اهداف کسب و کار خود دستورالعمل داشته باشید

با داشتن تفکر سیستمی می توانید در مورد فرآیندهای کسب و کار خود اطلاعات کسب کنید و دستورالعمل های لازم را برای آن استاندارد سازی کنید. این فرایندها شامل سلسله عملیاتی می باشد که با استفاده از منابع مشخص، یک خروجی داشته باشند.

در این روش شما قادر خواهید بود برای هر یک از فرایندها  یک شاخص کلیدی عملکرد را با توجه به آن فرآیند تعریف کنید. اولویت با فرایندهای مهم و تکراری است. به عنوان مثال، در یک تجارت اینترنتی، اغلب فرآیندهای تکراری مهم از قبیل فرآیند تولید محتوا و تبلیغ نویسی، فرآیند SEO محتوا، فرایند بازاریابی از طریق ایمیل، فرآیند فروش، فرایند فروش جانبی و غیره.توجه کنید برخی از فرایندها در مرکز فرایندهای دیگر قرار دارند.

برای همه فرایندهای کسب و کار خود، باید دستورالعمل هایی داشته باشید تا این فرایندها به خوبی توسط دیگران انجام شوند. به عنوان مثال تولید محتوا بنا به سه دلیل یکی از مهمترین فرایندهای هر کسب و کار اینترنتی است.

• به گفته کارشناسان ، محتوا پادشاه است، بنابراین باید به خوبی تولید شود.
• این کار تیمی است ، بنابراین به هماهنگی و همکاری زیادی نیاز دارد.
• اغلب یک کار گروهی پراکنده است و افراد مختلف با سلیقه های مختلف می توانند روی یک محتوا کار می کنند.

 

• برای انجام کارها در کسب و کار خود تیم سازی کنید

تیم سازی در یک کسب و کار از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است! افراد بخشی از سیستم و مجریان دستورالعمل ها هستند و مهم تر از همه ، آن ها برای دستیابی به اهداف کلی سیستم باید به صورت هماهنگ کار کنند. تیم سازی و پرورش مهارت های کار تیمی بخشی از سیستم سازی یک کسب و کار می باشد. اعضای تیم خود را انتخاب کنید تا آنها بتوانند در کنار هم به خوبی دستورالعمل ها را دنبال کنند.

شرح وظایف در یک سیستم کسب و کار از دستورالعمل هایی که آنها باید اجرا شوند، کارهایی که باید بدون دستورالعمل تحقق یابند و در آخر اینکه تیم برای رسیدن به اهداف سیستم بایستی با یکدیگر هماهنگ شوند.

استمرار در بکارگیری دستورالعمل ها باعث می شود که کارمندان شما در کار خود تخصص بیشتری داشته باشند، در نتیجه موجب افزایش بهره وری هر دو طرف می شود. تخصص گرایی در یک کسب و کار از کلیدهای بهره وری آن است، بنابراین سعی کنید تیم ها از مزایای افزایش بهره وری  بهره بگیرند. البته مراقب باشید با تشویق های انفرادی هر عضوی از تیم فردگرایی را ترویج نکنید.

برای کسب موفقیت در یک کسب و کار باید همیشه به خود یادآوری کنید که تفکر سیستمی چیست و از بهینه سازی جزئی خودداری کنید.

سیستم سازی هوشمندانه

• برای سهولت کارها  از ابزارها استفاده کنید.

WordPress: ابزار مدیریت محتوای وب سایت. نیازی نیست برای ساخت یک وب سایت مبلغ زیادی صرف برنامه نویسی کنید یا مدت ها صبر کنید. شما می توانید از وردپرس برای ساختن وب سایت خود بهره بگیرید و با نصب افزونه ها تقریباً کارهای وب سایت را اتوماتیک کنید.  این ابزار برنامه نویسی را از بین می برد و تمام فرایندهای مدیریت محتوا را آسان تر، سریع تر و ارزان تر می کند.

Hootsuite: ابزاری برای مدیریت شبکه های اجتماعی از قبیل اینستاگرام، فیس بوک، تلگرام، یوتیوب و لینکدین به صورت همزمان. این ابزار به شما کمک می کند تا انتشار مطالب خود را یک بار برنامه ریزی و مدیریت کنید، در نتیجه کار شما را سریع تر می کند.

چه کسانی نیازمند سیستم سازی کسب و کار  هستند؟

• از نظر مدیریت کسب و کار و بهبود فروش ، همه مشاغل – اعم از مبتدی و یا حرفه ای  به سیستم سازی احتیاج دارند؛ از این رو اگر در هر یک از این دسته ها قرار دارید می توانید با ایجاد روش سیستمی به جلو حرکت کنید و از گرفتار شدن در دام مشکلات رهایی یابید.
• کسانی که از جابجایی مداوم کارمندان خسته شده اند؛ مدام در حال پرورش نیروی جدید هستند و باید تمرکز ذهنی خود را بر نظارت دقیق نسبت به عملکرد کارمندان بگذارند.
• کسانی که به فکر حفظ و رشد کسب و کار خود هستند و بر روی این گزینه که همه کارها را به تنهایی انجام دهند، اصرار نمی کنند. به طور کلی مالکان کسب و کاری که نمی خواهند از مالکیت شخصی خود در همه مراحل استفاده می کنند. این افراد از طریق سیستم سازی کسب و کار از حداکثر قدرت کارمندان خود استفاده می کنند.
• مالکان کسب و کاری که به دلیل مشغله زیاد و نداشتن زمان کافی، ایده ها و برنامه های خود را در راستای توسعه فعالیت هایشان نادیده می گیرند. تفکر سیستمی کسب و کار ، وقت و انرژی این افراد را بهینه می کند و به آنها این فرصت را می دهد تا کارهای دیگر را نیز بر عهده بگیرند.

 

نتیجه گیری:

در این مقاله در مورد مفهوم سیستم سازی کسب وکار سخن گفتیم همینطور اینکه آیا برای هر تجارت ضرورت دارد؟ و  اصول سیستم سازی در تجارت به چه شکل است مطالبی آوردیم. شما می توانید با مطالعه این مقاله با ابن مفهوم بیشتر آشنا شوید.